Zunächst sollten Sie entscheiden, welche Rechtsform hinsichtlich Haftung, Steuern und Finanzierungsmöglichkeiten am besten zu Ihrer Geschäftsidee passt. Eine Existenzgründungsberatung durch einen Steuerberater unterstützt Sie bei dieser Grundsatzentscheidung.

Je nach Rechtsform muss ein Gesellschaftsvertrag durch einen Notar erstellt werden und die Firma anschließend bei der Gemeinde und dem Finanzamt angemeldet werden. Die Anmeldung beim Finanzamt erfolgt über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ in ELSTER oder kann durch den Steuerberater im Falle einer Existenzgründungsberatung durchgeführt werden.

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Das Ergebnis hängt von vielen Faktoren, wie Unternehmensgegenstand, Haftungsbegrenzung, Steuerbelastung oder Finanzierungsmöglichkeiten ab. Vereinbaren Sie am besten eine Existenzgründungsberater beim Steuerberater.

Die Steuervorauszahlungen zur Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer können jederzeit durch einen Anpassungsantrag beim Finanzamt angepasst werden. Häufig müssen Erhöhungen des Steuervorauszahlungsbetrags vier Wochen vor der nächsten Fälligkeit beantragt werden, damit sie technisch noch berücksichtigt werden können. Herabsetzungsanträge können hingegen auch bis wenige Tage vor der nächsten Fälligkeit gestellt werden. Hierzu wird häufig eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Nachweis benötigt.

Die Rechnungspflichtangaben sind aus § 14 UStG zu entnehmen. So muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. Rechnungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der gelieferten Ware oder der sonstigen Leistung
6. Leistungsdatum / Lieferdatum
7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und die Höhe der Umsatzsteuer
8. Hinweise auf angewendete Steuerbefreiungen
9. Bei Handwerkerleistungen: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG
10. In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger die Bezeichnung als „Gutschrift“

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Bekannte Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei eine keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmern (B2B) und wird je nach Umsatzklasse gestaffelt eingeführt.

Bis zum 31.12.2026 können alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen (PDF-Datei) nutzen.

Bis zum 31.12.2027 können nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 EUR noch Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen (PDF-Datei) nutzen.

Ab dem 01.01.2028 müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmern als E-Rechnung erstellt werden.

Gegenüber Privatpersonen können Sie weiterhin ohne E-Rechnung abrechnen.

Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen obligatorisch.

Davon ist dringend abzuraten. Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrung (GoBD) müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert werden. Ansonsten bietet sich für die Finanzverwaltung die Möglichkeit die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu verwerfen und Hinzuschätzungen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vorzunehmen.

Rechnungen aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen müssen daher als PDF/A archiviert werden, um eine Unveränderbarkeit und eine fortlaufende Rechnungsnummer sicherzustellen.

Im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht empfiehlt sich der Einsatz einer Rechnungs-/Fakturierungssoftware mit Schnittstelle zur weiteren digitalen Buchhaltung.

Häufig bestehen jahrelang gewachsene Prozesse in Unternehmen, die nicht mehr hinterfragt werden, „weil es schon immer so gemacht wurde“. Dabei werden Tätigkeiten doppelt gemacht, Zeitfresser billigend in Kauf genommen und Automatisierung verweigert. Fehlende Belege können in der Buchhaltung nicht verarbeitet werden und vermindern die Aussagefähigkeit der BWA.

Durch eine digitale Buchführung mit automatisiertem Belegtransfer in die Buchhaltungssysteme des Steuerberaters kann auf das Bringen eines Pendelordners verzichtet, Scan- und Ablagezeiten reduziert werden, der Abruf von Rechnungen aus Portalen wie Amazon, Telekom und Co. kann vollständig automatisiert werden. So sparen Sie am Ende Büro- und Personalkosten und erhalten dazu eine zeitnahe und aussagekräftige BWA Ihres Unternehmens.

Den Steuerberater kann man jederzeit wechseln. Als Dienste höherer Art gemäß § 627 BGB unterliegen Sie keiner Kündigungsfrist. Diese kann auch nicht durch AGB vereinbart werden. Die Kündigung bedarf auch keiner bestimmten Form.

Für den Steuerberater gilt hingegen der Zusatz, dass eine Kündigung nicht zur Unzeit erfolgen darf.

Grundsätzlich darf jeder seine eigene Buchhaltung und Jahresabschlüsse auch selbst erstellen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung durch einen Steuerberater gibt es nicht. Oftmals fordern aber Kreditinstitute, dass der Jahresabschluss durch einen Steuerberater bescheinigt wird.

Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften gilt zusätzlich gemäß § 316 HGB die gesetzliche Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer.